Не пропусти
Главная 20 Ваш юрист 20 Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).


Что представляет собой трудовая книжка

Стаж каждого гражданина РФ, проработавшего на одном предприятии не менее 5 дней, фиксируется в данном документе. Заводится и оформляется он на первом месте трудовой деятельности человека. Хранится в отделе кадров или другом специальном отделе, на руки владельцу выдается только в случае увольнения. Является одним из важнейших источников подтверждения стажа.

Имеет установленный образец, все отклонения от которого являются признаками недействительности. Совпадает по размерам с паспортом, заключается в серую обложку. Внутри 44 пронумерованных страниц из специальной бумаги, содержащих аббревиатуру «ТК», которая наносится водяными знаками. Листы скрепляются швом, он исключает вероятность замены страниц. Подобные меры позволяют легко обнаружить поделку документа.

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Необходимость в трудовой книжке

  1. Фактическое отображение трудовой деятельности. Все данные, которые заносятся в ТК, заверяются ответственным лицом, что гарантирует подлинность информации о гражданине, опыте его работы, сферы предыдущей деятельности.
  2. Информирование предполагаемого работодателя о взаимоотношениях работника с предыдущими руководителями. ТК содержит достоверные данные о фактическом стаже работы сотрудника, а также имеющихся достижениях и благодарностях. Причина, по которой работник был уволен, также является важным критерием отбора кадров. На основании такой информации работодатель может обоснованно принять человека или отказать ему в предоставлении вакансии.
  3. Реализация прав на пенсионное обеспечение в будущем. Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует и подтверждает реальный стаж работы. Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.

Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК

Строгие правила оформления и хранения книжки устанавливаются и корректируются отдельными законодательными актами:

  1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный порядок заполнения трудовой, обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
  2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.
  3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
  4. Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

Правила ведения трудовых книжек

То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

  1. Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.
  2. Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой. Допустимо использование перьевых, гелевых и шариковых ручек.
  3. Сокращения. Абсолютно все сокращения строго запрещены. Числа, названия приказов, личные данные и другие сведения прописываются полностью.
  4. Состав сведений. В ТК вносится личная информация – ФИО, дата рождения, образование, специальность или профессия, информация о военной службе, если она была. Все данные указываются в соответствии с подтверждающими документами (паспорт, диплом, подтверждающий образование). При смене личных данных старые сведения перечеркиваются одной линией, и вписывается новая информация. Сведения о повышении квалификации вписываются в соответствующую графу без исправлений предыдущих данных.
  5. Язык. Ведется на государственном языке РФ. Возможна дубликация записей в том случае, если в отдельном субъекте РФ официально установлен свой язык.
  6. Соответствие приказу. Каждая запись в ТК дополняется данными приказа или распоряжения работодателя (датой, номером) и должна строго ему соответствовать. Для этой отметки существует специальная графа.
  7. Сроки внесения. Все изменения вносятся работодателем не позже недельного срока, в случае увольнения – в этот же день.
  8. Порядковый номер. Каждая запись имеет свой номер, который проставляется в одноименной графе. Нумерация сведений и коррективов производится последовательно, друг за другом.
  9. Ознакомление сотрудников с записями. С любой записью, вносимой работодателем в ТК, должен быть ознакомлен работник. При этом дубликат записи вноситься в личную карточку сотрудника и подтверждается его подписью.
  10. Лица, ответственные за ведение документа. За ведение отвечают сотрудники, назначенные работодателем. В случае отсутствия официально уполномоченного лица или кадрового отдела, предприятию грозит юридическая или административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности.

Правила хранения трудовых книжек: сроки

Условия хранения и учета отдельно прописаны законодательством. Организация должна вести книги учета трудовых и бланков. Нарушение данного постановления грозит наложением крупного штрафа на работодателя.

  1. Книга учета движения ТК. В книгу вносятся сведения о приеме сотрудника, его личные данные, указанные в ТК, должность, место работы, реквизиты документов, на основании которых работник был принят в организацию. Все листы прошиваются, нумеруются, подписываются работодателем. Срок ее хранения составляет 75 лет.
  2. Приходно-расходная книга учета бланков. Фиксирует все операции, связанные с бланками ТК (приобретение, расходы), их номера и серии, стоимость. Организация хранит ее в течение 5 лет, по истечении времени данные уничтожаются.
  3. Невостребованные ТК. Невостребованные работником или его родственниками ТК (в случае смерти сотрудника), должны храниться в организации 75 лет.

Ключевые моменты оформления ТК

Титульный лист

Содержит персональную информацию о работнике:

  1. ФИО, дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
  2. Полные сведения, содержащие информацию по образованию (допустимо дальнейшие дополнение пункта).
  3. Специальность или профессия (не прописываются вместе).
  4. Фиксируется датой заполнения и подписью работодателя и сотрудника.

Сведения о приеме на работу:

  1. Проставляется порядковый номер записи.
  2. Прописывается полное название предприятия, учреждения или другого объекта трудоустройства.
  3. Указывается отдел, в который работает сотрудник, его должность, профессия.
  4. Вносится наименование и дата документа (приказ, постановление), по которому принят работник.

Записи о переводах:

  • В случае, когда перевод производится внутри предприятия, указывается причина перевода и новое место работы.
  • Если речь идет о переводе в другую организацию, обозначается инициатор действия, согласованность сторон.
  • Во время приема на новое место работы указывается факт перевода.

Увольнение:

  • При увольнении сотрудника указывается реальная причина (несоблюдение обязанностей, по собственному желанию, в связи с переводом и другие).
  • Работодатель должен дополнить данные статьей, соответствующей ТК РФ, по которой осуществляется увольнение.
  • Все записи подтверждаются печатью предприятия, подписями ответственных лиц и самого сотрудника.
Совместительство: ТК ведется в основном месте работы. По просьбе работника указываются данные о совместительстве, с условием предоставления документов, подтверждающих этот факт.

Как правильно заверить копию

  1. Каждая страница заверяется уполномоченным сотрудником и помечается записью о том, что копия верна.
  2. В ксерокопии указывается дата и должность работника на момент создания.
  3. Печать работодателя проставляется на каждой странице копии книжки, в том числе и на записи «копия верна».

1. Дубликат

Оформляется так же, как трудовая книжка. В нее заносятся только подтвержденные факты трудового стажа и различные сведения с последнего места работы. Выдается по требованию работника в течение 3 дней.

Информация, содержащаяся в дубликате

  1. Общий трудовой стаж.
  2. Информация о поощрении на последнем месте работы.
  3. В случае подтверждающих документов, вносятся данные о предыдущих местах, периодах работы, должности, профессии, квалификации.
  4. Номера и даты подтверждающих документов.

Основания для выдачи дубликата:

  1. Утеря ТК. В этом случае копия после подачи письменной просьбы о восстановлении документа на последнем месте занятости.
  2. Ненадлежащий вид. Если книжка порванная, промокшая, подгоревшая, испачканная, или имеет другие дефекты, ее владелец вправе обратиться к работодателю за получением дубликата.
  3. Неверные записи. В такой ситуации работнику выдается дубликат, содержащий все сведения из трудовой книжки, кроме недействительных данных, которые не прописываются.

2. Вкладыши

Вставляются в документ тогда, когда не хватает листов для заполнения. Считаются действительными в сопровождении основного документа, фиксирующего наличие вкладышей.

3. Ошибки

Перечеркивания, помарки, использование корректоров недопустимы:

  1. Для исправления неверной записи вносится изменение, которому присваивается следующий порядковый номер.
  2. Исправления вносятся работодателем, которым допущена ошибка. Остальные работодатели обладают подобным правом только при наличии заверенных документов, подтверждающих ошибку (архивные справки, копии трудового договора).

Алгоритм внесения записей об ошибках:

  1. В первой графе проставляется правильная запись.
  2. Во второй – дата исправления.
  3. В следующей графе указывается, какая именно запись исправлена и считается ошибочной.
  4. В четвертой графе обозначается дата и номер приказа, по которому были внесены изменения.

Нюансы заполнения трудовой книжки ИП

По закону, индивидуальный предприниматель является работодателем, то есть он обязан вести трудовые своих работников в соответствии с установленными нормами. Оформлять книжку на самого себя предпринимателям запрещено. До тех пор, пока гражданин числится ИП, ему начисляется трудовой стаж.

В случае если ИП устраивается на работу, его трудовая книжка заполняется в соответствии с общепринятыми правилами.

Нюансы заполнения ТК, если работодатель – физическое лицо

Для граждан, работающих на работодателя, представляющего физическое лицо, существуют свои особенности ведения документа:

  1. Трудовая книжка не хранится в отделе кадров предприятия, а остается у владельца на руках.
  2. Все договоры, на основании которых вносятся изменения (прием на работу, увольнение), регистрируются в службе занятости.
  3. Все записи подтверждаются подписью и печатью не только работодателя, но и представителя государственной службы занятости, наделенного соответствующими полномочиями.

Владелец книжки должен знать, как правильно ведется, хранится и содержится этот документ. Подобные знания гарантируют отсутствие дальнейших проблем, связанных с ТК, при устройстве на новое место работы и получении пенсии.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Проблемы и риски при покупке доли в квартире?

Вы планируете приобрести долю в квартире? Не спешите тратить свои деньги: ваша задача в первую очередь изучить все риски и узнать, как избежать возможных «подводных камней». Ведь дело в том, что в сделке купли-продажи будут ...

Можно ли оспорить брачный договор в суде после развода?

Содержание Порядок и причины оспаривания договора Процесс оспаривания договора Можно ли оспорить брачный договор в суде после развода? Различные условия брачного договора очень часто оставляют супруга или супругу в крайне невыгодном положении. Поэтому вопросы о ...

Порядок дарения квартиры или доли родственнику

Чаще всего дарят квартиры детям или другим близким родственникам, стремясь обеспечить им будущее, снабдив жильем. Логично, что при этом люди стремятся сделать все без лишних расходов и в наиболее простой форме. Особенности договора дарения При ...

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом ...

Установление отцовства нужная и возможная процедура

Общество состоит по-прежнему из ячеек, именуемых семьями. Устав и приоритеты в отношениях между супругами складываются по-разному, но основой брака были и есть отношения доверия, любви, самопожертвования, независимо от формы отношений – законных или гражданских. Живущая ...

В какие сроки проводится и какие нужны документы для прописки новорожденного ребенка?

Рождение ребенка – радостное событие, которое вместе с яркими впечатлениями приносит родителям и массу хлопот. Государство требует уведомить его о появлении нового гражданина, поэтому в течение одного месяца у малыша должно появиться Свидетельство, на обратной ...

Регистрация договора аренды: для кого обязательна и как проводится

Арендные отношения в текущем Законодательстве регулируются достаточно детально. В Гражданском Кодексе РФ этому вопросу посвящена глава 34. Необходимо отличать понятие аренды помещения в различных смежных сферах деятельности. Если речь идет о жилом помещении, то более ...

Возмещение морального вреда в суде: за что можно взыскать и как подать иск

В соответствии с положениями статьи 52 Конституции РФ, права каждого гражданина должны содержать возможность получения защиты от государства в случае покушения на них со стороны третьих лиц. Это говорит о том, что лица, преступившие в ...

Налог на дарение недвижимости не родственнику

Процесс дарения недвижимого имущества связан не только с оформлением такой сделки, но и с уплатой обязательного налога, установленного государством. Не зная этого, можно оказаться в неприятной ситуации, когда неожиданно придет большой счет от налоговой инспекции, ...

Материнский капитал в Благовещенске и Амурской области

Какие программы материнского капитала действуют на территории Амурской области? На что разрешено потратить средства регионального капитала и кто имеет право на их получение? На эти и другие вопросы Вы найдете ответы в нашей статье. На ...

Как оставить ребенка с отцом при разводе

Содержание Когда споры, кому оставить детей, решаются в пользу отцов однозначно Как суд рассматривает, кому оставить детей Почему отцы судятся из-за детей Еще совсем недавно в случае развода общественное мнение, судебная практика безапелляционно стояли на ...

Как осуществляется раздел имущества в браке без развода

Содержание Как поделить имущество Что делится Как делится Мало кто знает, но раздел имущества в браке без развода разрешен законодательно. Еще точнее будет сказать, что раздел от развода не зависит, производится он на одних и ...

Налог на садовый участок для пенсионеров в 2016-2017 году

Грядут нововведения в налоговом законодательстве. Они будут относиться ко всем гражданам РФ и к пенсионерам в частности. Начиная с 2017 года, весьма важным новшеством будет то, что оплата налогов на недвижимость и на земельные участки, ...

Как получить ипотеку на земельный участок или дом с участком

Кредитование в современном мире – актуальная проблематика человечества. Ведь в кризисное время банки стараются не выдавать необеспеченные кредитные обязательства в силу высокого риска. Зачастую владельцы берут залоговые кредиты, закладывая при этом свою собственность. Для получения ...

Какие налоги платит ТСЖ?

Становясь собственников квартиры, хочется, чтобы и ее обслуживание было не только то, которое навязывает ЖЕК, а несколько выше. Насколько выше? Хотя бы настолько, чтобы не спешить найти сантехника до 9.30 утра, иначе после этого времени ...

Как сделать временную прописку

Термин «временная прописка» принято  применять гражданами в повседневной жизни взамен официальному понятию – регистрация по месту пребывания. Рассмотрим, для каких целей и при каких обстоятельствах она оформляется, перечислим перечень необходимых документов и порядок действий для ...

Рейтинг@Mail.ru

=1; adformat=''; fontsize=1.2; fontfamily='arial'; 'vertical'; 1;

linksunderline = '2666B6'; '333333';

'FF0000'; sitelinkscolor='2666B6';

('

=1; adformat=''; fontsize=1.2; fontfamily='arial'; 'vertical'; 2;

linksunderline = 'CC0000'; '333333';

'FF0000'; sitelinkscolor='FF0000';

('

=1; adformat=''; fontsize=1.2; fontfamily='arial'; 'vertical'; 2;

linksunderline = 'CC0000'; '333333';

'FF0000'; sitelinkscolor='FF0000';

('(function(w,doc){ if(!w.utlWdgt){ w.utlWdgt = var d=doc, s=d.createElement('script'), g='getElementsByTagName'; s.='text/javascript'; s.charset='UTF-8'; s.async = s.src=('https:'==w.location.protocol ? 'https':'http') + '://w.uptolike.com/widgets/v1/uptolike.js'; var h=d[g]('body')[0]; h.appendChild(s); }})(window,document);