Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.
Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=#pht1 offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.

2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.

2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.

Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Самые читаемые:

Как происходит регистрация брака за границей?
В нынешнее врем...
Вместо жилья офис: как перевести квартиру в нежилое помещение?
Практически в л...
Реестр арбитражных управляющих ключевые моменты
= 1; adf...
Как правильно купить квартиру на вторичном рынке
Сделки по недви...
Прописка в муниципальной квартире: нормы, правила, нюансы
Все мы знаем, ч...
Что такое дачная амнистия и как эта программа упрощает регистрацию земли, домов и иных строений?
Еще до 2005 год...
Как подавать на алименты при разводе?
Согласно Семейн...
Можно ли родителям поменять фамилию ребенку после развода?
Можно ли ро...
Пенсия по смешанному стажу военнослужащих
Общая сумма нач...
Признание отцовства в судебном порядке способ добиться справедливости
Как в результат...
Карта аттестации рабочего места по условиям труда основные этапы проведения
= 1; adf...
Страховая пенсия по старости с 2016 года
Кризисом пенсио...
Кредитный договор: условия и порядок расторжения
Кредитный догов...
Основные моменты раздела квартиры при разводе в Беларуси
СодержаниеКак п...
Какие льготы положены за вредные условия труда?
Наверняка больш...
Сумма материнского и регионального капитала в 2016-2017 годах
Деньги из матер...
Увольнение во время испытательного срока поэтапная процедура
= 1; adf...
Налоговый вычет при покупке квартиры: что изменилось в 2016-2017 году
Действующий зак...
Как происходит развод у мирового судьи?
Иногда развод ч...
Какие пособия положены для многодетных семей в 2015 году?
Когда родители ...
В каких случаях требуется поставить апостиль на свидетельстве о браке?
Правовые докуме...
Примут ли женщину в роддом без родового сертификата и что делать с документом до родов и после них?
Родовые сертифи...
Разница между совмещением и совместительством условия регулирования
Желание найти д...
Купля-продажа земельного участка: законодательные нормы, стоимость сделки, налоги
Купить или прод...
Просрочка оплаты за жилищно-коммунальные услуги: как начисляются пени, как узнать задолженность
Что ждет неплат...
Можно ли расприватизировать квартиру?
Такое понятие, ...
Временная прописка: сроки, как продлить
Официальное наи...
Договор аренды жилого помещения
 Скачать ...

Оставьте первый комментарий

Оставить комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован.


*