Не пропусти
Главная 20 Налоги и выплаты 20 Как превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчет

Как превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчет

Как превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчет

Выгрузка данных из бухгалтерской системы и их обработка — универсальный подход, который подойдет каждой компании. Более того, это позволит сформировать практически любой отчет, но при условии, что на счетах создана и используется аналитика, необходимая для построения отчета. Если ее нет, придется доработать план счетов и учетную политику. Также нужно иметь в виду, что такой подход оправдан, если у компании действительно нет сил и средств на постановку полноценного управленческого учета. Ведь даже при богатой аналитике формирование некоторых отчетов может оказаться крайне трудоемким.

Задачи подготовки управленческой отчетности на основе имеющихся бухгалтерских данных стояли и перед финансистами одной из российских компаний, клиента Ника-Аудит – ООО Лютик (название изменено). Теперь в этой компании есть необходимый набор оперативных отчетов:

  • продажи по группам товаров;
  • движение денежных средств;
  • план-факт анализ затрат;
  • оплата труда по подразделениям.

Рассмотрим подробнее, как составлять такие отчеты.

Отчет о продажах по группам товаров

В компании Лютик управленческий отчет о продажах содержит информацию о выручке (с НДС и без НДС), прибыли от продаж и рентабельности в разрезе номенклатурных позиций или групп. Мало сведений? Возможно, но это то, что можно быстро взять из 1С, к тому же, например, директору этих данных достаточно.

Информация о выручке берется из оборотно-сальдовой ведомости по счету 90.1 Продажи (кредитовый оборот), НДС – 90.03 Налог на добавленную стоимость (дебетовый оборот). Прибыль и рентабельность определяются по формулам: Прибыль = Выручка – НДС – Себестоимость; Рентабельность = Прибыль : (Выручка – НДС) × 100%. Данные о себестоимости – дебетовый оборот по счету 90.02 Себестоимость продаж.

Строится отчет так. Сначала формируются в 1С оборотно-сальдовые ведомости по счетам 90.1, 90.02 и 90.03 и выгружаются в Excel – на разных листах одного и того же файла. Далее еще на одном листе создается форма отчета о продажах (она может иметь такой вид, как на рис. 1). В нее переносится выручка с НДС из ведомости. Затем очищается от НДС, рассчитывается прибыль от продаж и рентабельность по приведенным формулам.

Как превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчет

Кстати, ссылки на исходные данные в формулах лучше оформить через функцию СУММЕСЛИ. Она свяжет наименования номенклатурных позиций и показатели по ним. Это поможет избежать ненужной путаницы. После этого товарные позиции объединяются в группы, так проще делать какие-либо выводы по отчету о продажах, особенно если в ассортименте товаров свыше сотни наименований. Создается в файле еще один лист, в котором будет храниться описание, какие позиции и в какие группы входят.

Названия позиций в этой таблице, в отчете и в оборотно-сальдовых ведомостях должны быть абсолютно идентичными. Сделать это потребуется один раз, а потом лишь обновлять список в случае изменения ассортимента. После в отчет добавляется столбец Номенклатурные группы и заполняется с помощью функции ВПР. Затем строки в отчете сортируются по наименованиям групп (Главная – Сортировка и фильтр – Настраиваемая сортировка – Сортировать по номенклатурным группам).

И последнее – подсчитать выручку и прибыль по каждой группе (Данные – Промежуточные итоги – При каждом изменении номенклатурной позиции добавить итоги по выручке с НДС и без НДС, прибыли). Так получается отчет по продажам в разрезе номенклатурных позиций и групп (см. рис. 2). Для удобства все вспомогательные листы (оборотно-сальдовые ведомости, таблицу соответствия позиций и групп) можно скрыть.

Как превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчет

Отчеты о затратах и движении денежных средств

Источником исходной информации для отчета по затратам служат дебетовые обороты из оборотно-сальдовых ведомостей по счетам 20 Основное производство, 26 Общехозяйственные расходы и 44 Расходы на продажу. Эти ведомости можно разместить как на отдельных листах, так и на одном общем.

Прежде чем приступать к формированию отчета, понадобится добавить в ведомости один вспомогательный столбец и разметить в нем управленческие статьи расходов. Например, две бухгалтерские статьи Амортизация основных средств и Амортизация нематериальных активов – это одна управленческая статья Амортизация; Заправка картриджей и Канцелярские товары – Расходные материалы и т.д.

Вручную ничего указывать не нужно, на это уйдет много лишнего времени, к тому же не исключены ошибки и опечатки. Лучше сначала создать таблицу соответствий, а потом перенести из нее наименования управленческих статей расходов в оборотно-сальдовые ведомости с помощью функции ВПР (см. рис. 3).

Как превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчет
Как превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчет

Отчет по затратам заполняется фактическими данными с помощью функции СУММЕСЛИ. Она находит в ведомости все затраты, соответствующие определенной статье, и суммирует их.

Отчет об оплате труда по подразделениям

Работа над этим отчетом начинается с выгрузки в Excel исходных данных. На этот раз ими послужат не оборотно-сальдовые ведомости определенных счетов, а стандартный отчет по проводкам из 1С. Естественно, по проводкам, касающимся оплаты труда. Например, если речь идет о производственном персонале, то Д-т 20 Основное производство (субконто – отдел) К-т 70 Расчеты с персоналом по оплате труда.

Для этого отчета также потребуется подготовить таблицу соответствий. Ее наполнение зависит от того, для каких целей документ готовится. Предположим, что для сопоставления расходов на оплату труда до и после реорганизации компании. Тогда в таблице соответствий будут перечислены Ф.И.О. сотрудников и отделы, в которых они работают после реорганизации (предполагается, что в течение отчетного периода сотрудники были закреплены за одним и тем же подразделением). Новые отделы нужно будет разметить и в отчете по проводкам, в дополнительном столбце (как делали для отчета по затратам — с помощью функции ВПР).

Отчет по оплате труда формируется в разрезе подразделений и отчетных периодов. Он заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Эта функция, в отличие от используемой ранее СУММЕСЛИ, позволяет задать несколько критериев для выбора данных при суммировании. Например, Ф.И.О. сотрудника и дата операции в отчете по проводкам.

Кстати, ключевое условие для корректной работы СУММЕСЛИМН — полное совпадение критерия и соответствующих ему значений. Поскольку оплата труда отражается в бухгалтерском учете одновременно по всем сотрудникам (в отчете по проводкам стоят одинаковые дата и время, например для февраля – 28.02.2011 23:59:59), то и в ячейке с критерием период указывается в том же виде.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

О admin

x

Check Also

Суд отменил штраф за непредставление документов в налоговую

Суд отменил штраф за непредставление документов в налоговую Если организация не представила документы из-за того, что не прочла электронное требование налоговой, штраф неправомерен. Такой вывод сделал Арбитражный суд Северо-Кавказского округа от 24.03.2016 — постановление № ...

Командировка не влияет на размер пособия по уходу за ребенком

Командировка не влияет на размер пособия по уходу за ребенком Фонд не вправе снижать пособие по уходу за ребенком, если сотрудник во время детского отпуска находился в коротких командировках. Такой вывод следует из постановления Арбитражного ...

ФНС разъяснила, как аннулировать счета-фактуры

ФНС разъяснила, как аннулировать счета-фактуры Для того чтобы аннулировать ошибочно оформленный счет-фактуру, поставщику надо сделать запись с минусом в книге продаж, а покупателю — в книге покупок. Такое разъяснение содержится в письме ФНС России от ...

ЕНВД для ИП в 2015 году

ЕНВД для ИП в 2015 году Кто может применять ЕНВД Единый налог на вмененный доход можно применять для следующих видов предпринимательской деятельности: розничная торговля; общественное питание; бытовые, ветеринарные услуги; услуги по ремонту, техническому обслуживанию и ...

Учет расходов на бензин

Компания вправе признать затраты на бензин без норм В Налоговом кодексе нет требования о нормировании расходов на топливо (подп. 5 п. 1 ст. 254,подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому списать можно фактические ...

НДПИ 2017: КБК, платежные поручения, сроки уплаты

КБК НДПИ 2017 Плательщики НДПИ — организации, которые добывают полезные ископаемые на основании лицензии на право пользования недрами (ст. 334 НК РФ). Физические лица не вправе пользоваться недрами, так как им не выдают лицензии. Следовательно, ...

Счет-фактура агента: когда можно отказаться от документа

Счет-фактура агента: когда можно отказаться от документа Поставщик вправе заключить соглашение об отказе от счетов-фактур с любым покупателем, даже с посредником. Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 30.03.2016 № 03-07-09/17700 на запрос «УНП». ...

Расчет налога на имущество организаций в 2018 году

Расчет налога на имущество организаций в 2018 году. Пример Форма расчета утверждена приказом ФНС России от 24.11.2011 № ММВ-7-11/895. Сдают расчет компании, у которых есть облагаемое имущество, а власти региона не отказались от отчетных периодов ...

РСВ-1 за 3 квартал 2016 года: порядок заполнения

РСВ-1 за 3 квартал 2016 года: порядок заполнения Форма РСВ-1, которая понадобится для отчета за 3 квартал 2016 года, утверждена постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п. В нее включают данные о начисленных и уплаченных ...

Платежное поручение на уплату страховых взносов в ФСС в 2018 году

Платежное поручение на уплату страховых взносов в ФСС в 2018 году Страховые взносы в ФСС на случай временной нетрудоспособности Страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством компании платят не позднее 15-го ...

4-ФСС за 2 квартал 2016: бланк и применение новой формы

4-ФСС за 2 квартал 2016: бланк и применение новой формы Заполнение 4-ФСС за 2 квартал 2016, если компания доплатила старые пособия mdash; Во время внутренней проверки мы обнаружили, что недоплатили больничные пособия нескольким работникам. По ...

Имущественный вычет в 6-НДФЛ

Имущественный вычет в 6-НДФЛ В письме рассмотрены два примера отражения имущественного вычета в 6-НДФЛ. В марте 2016 г. работнику начислен оклад 100 000 руб. и предоставлен имущественный вычет в сумме 100 000 руб. за февраль ...

Журнал учета счетов-фактур

Заполняем журнал учета счетов-фактур Кто ведет журнал учета счетов-фактур Журнал учета счетов-фактур 2016 ведут только посредники: – комиссионеры (агенты), которые продают товары (работы, услуги) комитента (принципала) – плательщика НДС. – комиссионеры (агенты), которые покупает у ...

УСН вопросы

ТОП-5 вопросов, которые беспокоят бухгалтеров на УСН Совмещение УСН и ЕНВД: взносы hellip;Веду учет у предпринимателя. Бизнесмен сдает в аренду офисные помещения и продает товары в розницу. Сдача помещений в аренду переведена на упрощенку с ...

Нужна ли уточненная декларация по НДС, если обнаружены неверные коды

Нужна ли уточненная декларация по НДС, если обнаружены неверные коды Уточненка по НДС нужна, если из-за ошибки компания недоплатила налог (п. 1 ст. 81 НК РФ). Но ошибочный код операций по НДС приводит к изменению ...

Советы, которые помогут сдать РСВ-1 за 2 квартал 2016 года

Советы, которые помогут сдать РСВ-1 за 2 квартал 2016 года Срок сдачи РСВ-1 за 2 квартал 2016 года на бумаге — 15 августа, в электронном виде — 22 августа. Если расчет подается на 25 человек ...

Рейтинг@Mail.ru