Не пропусти
Главная 20 Налоги и выплаты 20 Как повысить авторитет главбуха и бухгалтерии

Как повысить авторитет главбуха и бухгалтерии

Как повысить авторитет главбуха и бухгалтерии

Печатная версия

Павел Меньшиков, эксперт по реинжинирингу бухгалтерских служб

Любой директор хочет видеть в своей компании авторитетного и профессионального главбуха. А наша цель заключается в том, чтобы постепенно, день за днем повышать свой авторитет в его глазах.

Язык цифр вместо слов-паразитов

Много — мало, дорого — дешево, быстро — медленно, легко — тяжело, часто — редко… Это примеры слов-паразитов, которые засоряют наш профессиональный язык. Представляете, вы приходите к генеральному директору и говорите: У меня за последний год прибавилось очень много работы. Я не справляюсь, мне нужен дополнительный человек, а лучше — два. Что ответит начальник? А я считаю, что мало дел у тебя, я бы лучше сократил на одного человека бухгалтерию, а еще лучше — на двух. Какой-то разговор слепого с глухонемым получается. В итоге главбух обижается, генеральный недоволен.

Чтобы исключить недопонимание с начальником, нужно всего лишь перевести ваши слова на язык цифр. Например, показать, что количество основных средств за год выросло в два раза. Поэтому необходимо либо выделить отдельного бухгалтера на этот участок, либо вложить деньги в автоматизацию. Тогда директор поменяет отношение к своему главбуху и осознает, что, если тот о чем-то просит, это не просто так, а действительно обоснованно.

Иногда спрашиваешь у главного бухгалтера, который только что говорил про огромный объем работы, сколько у него исходящих платежек формируется за месяц. В ответ — пауза, а затем робкое: Не помню… надо посмотреть…. Если главбух хочет, чтобы его воспринимали как профессионала, он должен знать все ключевые показатели своей работы. Чтобы в любой момент четко и авторитетно ответить на вопросы директора: сколько в день оформляется кассовых ордеров, платежных поручений, накладных, сколько у компании основных средств, каковы выручка и прибыль. И на текущий момент, и в динамике, то есть в сравнении с прошлыми периодами. Я, конечно, не призываю заучивать все вплоть до единицы, но порядок цифр (около 450 платежек в месяц) надо знать обязательно.

Самое интересное, что заставлять себя отказываться от слов-паразитов придется только первое время. Вы сами не заметите, как это войдет в привычку.

Чего хочет генеральный директор от бухгалтерии

По большому счету, гендиректор хочет трех простых вещей: чтобы бухгалтерия делала все, что ей поручено, вовремя и с минимальными издержками. Другими словами, чтобы было счастье. А задача главного бухгалтера — уточнить, что именно шеф понимает под словом счастье. Один директор будет счастлив, если его не станут вызывать в налоговую инспекцию: Делай, что хочешь, плати любые налоги. Главное, чтобы меня туда никто не приглашал. Для другого начальника счастье — это когда налог на прибыль, рассчитанный в допустимых законодательством рамках, не превышает 5 млн руб в год. Так называемое счастье может состоять из одного пункта, а может и из двадцати. Когда вы убедитесь, что правильно друг друга понимаете, определяйте, сколько генеральному директору его счастье будет стоить. То есть какой должен быть бюджет на содержание бухгалтерии, учитывая возложенные на нее обязанности. И не забывайте, что генеральный директор может поручить бухгалтерии выполнение любой задачи, которую посчитает нужной. Поэтому в словарном запасе главного бухгалтера не должно быть слова невозможно. Его место должны занимать слова сколько это будет стоить.

Я предупреждаю о последствиях вместо я запрещаю

Большинство руководителей не понимают, о чем толкует главный бухгалтер. Так, один генеральный директор — иностранец недоумевал, зачем вообще нужно оформлять первичные документы. Если его главбух заговорит на языке эмоций, то воскликнет: Да как можно не понимать таких элементарных вещей?! И шеф ответит: Ну а вот я не понимаю. Поэтому лучше сразу объяснить ему все на пальцах.

Возьмем НДС. Компания ежемесячно перечисляет поставщикам 30 млн руб. Из них НДС — 18 процентов, то есть порядка 5 млн руб. Если совсем не учитывать первичные документы, то мы не сможем принять налог к вычету и будем переплачивать эти 5 млн в бюджет. Либо зачтем НДС, но без документов. А это уже как минимум административное правонарушение. Поэтому три года мы будем сидеть как на иголках и ждать, пронесет — не пронесет, заметят — не заметят. Если не пронесет и придет налоговая проверка, то придется перечислить в бюджет и эту сумму, и штраф в размере как минимум 20 процентов. То есть еще миллион рублей за каждый месяц. И это только НДС, а ведь есть еще налог на прибыль в размере 20 процентов. То есть мы должны будем заплатить еще 6 млн руб., потому что без первичных документов отнести такие расходы на уменьшение налогооблагаемой прибыли нельзя.

Здесь я хочу подчеркнуть: как бы ни была для нас очевидна та или иная проблема, задача главного бухгалтера не запрещать, а предупреждать о последствиях. И только генеральный директор имеет право принять окончательное решение. Причем не всегда это решение будет совпадать с нашим мнением. Он вполне может сказать: Да ладно, ерунда, это все несущественно. Нам же проще: не надо — не делаем. То есть те документы, которые в бухгалтерию успели прийти до 5-го числа, проводим, а те, которые не успели, не проводим. Насильно ведь мил все равно не будешь.

В этом случае главбуху надо набраться терпения и дождаться, когда генеральный директор все же изменит свою точку зрения. И способствовать тому, чтобы это произошло как можно скорее. Скажем, шеф увидит, какую огромную сумму налогов приходится платить в бюджет. Вызовет вас и спросит, есть ли возможность эту сумму уменьшить. А вы ему: Конечно, есть, нужно просто более четко наладить работу по своевременной передаче в бухгалтерию входящих первичных документов. Другими словами, клиент должен созреть, сам прочувствовать проблему. Желательно, конечно, не доводить до негативных последствий. И чем чаще директор будет понимать, что главбух его предупреждал не зря, тем больше он будет прислушиваться к его мнению в дальнейшем.

Центр экономии затрат вместо центра затрат

Зачастую руководитель дает бухгалтерии дополнительную работу просто потому, что хочет получить хоть какую-то видимую отдачу от расходуемых на ее содержание денег.

Если он не понимает, чем занимается бухгалтерия, ему будет жалко и 300 руб. премии выплатить. А необходимость в любом дополнительном сотруднике нужно будет очень долго и муторно обосновывать.

Цель главного бухгалтера — показать, как деятельность бухгалтерии помогает компании. Если директор увидит, что в результате оптимизируются налоги, снижается дебиторская задолженность, рационально используются кредитные ресурсы, то картина станет совершенно другой. Когда главный бухгалтер придет и попросит еще одну штатную единицу с окладом в 25 000 руб., шеф не глядя подпишет эту служебную записку.

Необходимо из бухгалтерии — центра затрат превратиться в бухгалтерию — центр экономии затрат. Коммерческий отдел — молодцы, они обеспечивают выручку. Но кому эта выручка нужна, если она потом съедается из-за неэффективного налогообложения, высокого уровня дебиторской задолженности и нерациональных расходов? Поэтому главный бухгалтер должен объяснить директору, что главное не выручка, а финансовый результат, доходы минус расходы.

И как раз в формировании финансового результата правильно ориентированная бухгалтерия принимает непосредственное участие. И роль бухгалтерии такая же важная, как и роль продавцов. Одни отвечают за оптимизацию доходов, а другие — за оптимизацию расходов.

Работа с миллионами вместо поиска копеек

В одной из статей я уже рассказывал, что существует множество убийц рабочего времени. Это и бесконечные телефонные разговоры, и совещания, и подписание документов, и другие дела. Из минут складываются часы, из часов — дни. То же самое видит и генеральный директор — вроде главный бухгалтер не сидит без дела, рано приходит и поздно уходит, а где результат?

Чтобы результаты вашей работы наконец-то стали видны, нужно строго ограничить потери времени. А сэкономленные часы и минуты посвятить конкретным делам. Одновременно необходимо перестать заниматься мелкими копеечными вопросами и перейти к решению действительно серьезных, с точки зрения генерального директора, задач.

В частности, не стоит тратить время на вредного поставщика, который никак не может прислать счет-фактуру на 5831 руб. 62 коп. Лучше разработать и утвердить у директора систему мотивации менеджеров за своевременную передачу документов в бухгалтерию. То есть решать не частные вопросы, а проблему в целом.

Повышайте ценность решаемых вами вопросов и задач, а копеечные дела поручайте своим подчиненным. И если генеральный директор будет видеть, что его главный бухгалтер не занимается ерундой, а действительно помогает бизнесу, то общаться и решать текущие вопросы будет намного проще.

Эффективное делегирование вместо единоличной работы на износ

Недостаточно эффективная работа главного бухгалтера со своим коллективом очень сильно снижает его авторитет в глазах генерального директора. Если в бешеном темпе трудится только главбух, а его сотрудники особо не напрягаются, то может возникнуть вопрос: а зачем вообще в компании столько бухгалтеров? Может, сократить одного-двух?

На самом же деле бухгалтерия все успевает лишь благодаря двадцатичасовому рабочему дню главного бухгалтера, который трудится буквально на износ. И чем больше у него в подчинении сотрудников, тем острее стоит проблема эффективного делегирования.

Допустим, в бухгалтерии числятся семь человек. Тогда главбух может использовать 1120 человеко-часов (из расчета 160 часов на человека) в месяц. Сложность в том, что каждый из этой семерки имеет свои профессиональные и личностные особенности, поэтому правильное распределение работы между ними становится очень непростой задачей. Но это не значит, что нужно делать все за своих подчиненных.

Генеральный директор хочет видеть во главе каждого подразделения, в том числе и бухгалтерии, прежде всего эффективного руководителя. И чем лучше главный бухгалтер управляет своими сотрудниками, тем профессиональнее он выглядит в глазах начальства.

Ко всему, что было сказано выше, есть еще одно небольшое, но важное дополнение. Директор, как правило, человек очень занятой, поэтому многих позитивных изменений, происходящих в бухгалтерии, он может просто не замечать. Главному бухгалтеру не нужно стесняться или тем более жалеть времени на то, чтобы рассказывать о своих успехах. Здоровый ненавязчивый пиар нужен обязательно.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

О admin

x

Check Also

Банки по ошибке включают компании в черный список

Банки по ошибке включают компании в черный список Кредитные организации ошибочно включают организации в черный список. Чтобы избавиться от статуса нежелательного клиента, надо направить обращение в территориальное отделение ЦБ РФ. Банки обязаны бороться с преступными ...

Электронные счета-фактуры

Электронные счета-фактуры. Порядок перехода Получить согласие на электроные счета-фактуры от контрагентов Обмен электронными счетами-фактурами возможен лишь по согласию сторон сделки (п. 1 ст. 169 НК РФ). Договориться можно устно, но безопаснее оформить соглашение. И лучше ...

Порядок заполнения формы 4 ФСС за 2015 год

Порядок заполнения формы 4 ФСС за 2015 год изменится Новый порядок заполнения 4 ФСС 2015 фонд утвердил приказом от 23.06.15 № 267. Документ вступает в силу со 2 августа и повлияет на заполнение формы 4-ФСС ...

4 фсс раздел 1 таблица 1

4 ФСС раздел 1 таблица 1 Заполнять 4 ФСС раздел 1 таблицу 1 «Расчеты по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» предстоит сразу после заполнения титульного листа. В поле ...

4-ФСС за 3 квартал 2015 года

4-ФСС за 3 квартал 2015 года 4 ФСС за 3 квартал 2015 года компании и предприниматели, у которых есть наемные работники, будут сдавать на прежнем бланке. Форма 4-ФСС утверждена приказом от 26.02.2015 № 59. Всем, ...

Раздел 6 декларации по НДС за 4 квартал 2015 года

Раздел 6 декларации по НДС за 4 квартал 2015 года Важное в статье: Как заполнить раздел 6 декларации по НДС за 4 квартал 2015 года; Безопасно ли подавать декларацию по НДС за 4 квартал 2015 ...

Раздел 6 декларации по НДС за 4 квартал 2015 года

Раздел 6 декларации по НДС за 4 квартал 2015 года Важное в статье: Как заполнить раздел 6 декларации по НДС за 4 квартал 2015 года; Безопасно ли подавать декларацию по НДС за 4 квартал 2015 ...

Как заполнить расчет 4-ФСС по новым правилам фонда

Как заполнить расчет 4-ФСС по новым правилам фонда Сама форма расчета 4-ФСС недавно изменилась (приказ ФСС России от 25.02.2016 № 54). Применять ее надо с отчетности за 1 квартал 2016 года. Но заполнять 4-ФСС стало ...

Всем, кто не сдаст нулевую декларацию придется заплатить 1000 рублей

Всем, кто не сдаст нулевую декларацию придется заплатить 1000 рублей Штраф за непредставление нулевой декларации в положенный срок составляет 1000 рублей. Причем он не зависит от суммы неуплаченного налога. Так решил Минфин (письмо от 14.08.2015 ...

Всем, кто не сдаст нулевую декларацию придется заплатить 1000 рублей

Всем, кто не сдаст нулевую декларацию придется заплатить 1000 рублей Штраф за непредставление нулевой декларации в положенный срок составляет 1000 рублей. Причем он не зависит от суммы неуплаченного налога. Так решил Минфин (письмо от 14.08.2015 ...

ИП и физлица будут сдавать в налоговую новую декларацию 3-НДФЛ

ИП и физлица будут сдавать в налоговую новую декларацию 3-НДФЛ В разделе 2 новой формы 3-НДФЛ появилось поле 002 quot;Вид доходаquot;, в котором пишут код. Всего кодов три: 1 — для дивидендов; 2 — для ...

Изменилась декларация по форме 3-НДФЛ

Изменилась декларация по форме 3-НДФЛ Новую форму надо будет сдавать уже за 2016 год. Изменения в декларации касаются как обычных физиков, так и предпринимателей. Общие поправки. Во всех листах декларации изменились штрихкоды. Если формируете отчетность ...

Право на социальные налоговые вычеты для иностранца на патенте

Право на социальные налоговые вычеты в 2018 году для иностранца на патенте Социальный налоговый вычет в 2018 году будет положен иностранному работнику на патенте, только если он успеет до конца года получить статус налогового резидента. ...

Появится новое основание исключения компании из реестра

Появится новое основание исключения компании из реестра С сентября инспекторы смогут исключить организацию из реестра без суда, если за 6 месяцев она отреагирует на запись о недостоверности сведений. Если организация шесть месяцев не реагирует на ...

Как подготовить сотрудников к допросу во время налоговой проверки

Как подготовить сотрудников к допросу во время налоговой проверки При допросе в рамках налоговой проверки работники могут неумышленно сказать лишнее, так как не знают, какая информация может повредить компании. Как правило, основная утечка данных происходит ...

Образец заявления на стандартный налоговый вычет на детей в 2015 году

Образец заявления на стандартный налоговый вычет на детей в 2015 году Вычеты на детей в 2015 году могут получить работники, доходы которых облагаются по ставке НДФЛ 13% на основании пункта 1 статьи 224 НК РФ. ...

Рейтинг@Mail.ru