Не пропусти
Главная 20 Налоги и выплаты 20 Что нужно знать главбуху о деловом электронном письме, Статьи, Учет

Что нужно знать главбуху о деловом электронном письме, Статьи, Учет

Что нужно знать главбуху о деловом электронном письме

Итак, на какие реквизиты письма стоит обратить особое внимание:

Адресат. Нормы делового этикета требуют указывать в копии письма человека, которого вы упоминаете или на которого ссылаетесь. Если в переписке участвуют несколько лиц, пользуйтесь кнопкой Ответить всем.

Тема. В теме письма следует кратко раскрыть суть обращения, используя отглагольное существительное в предложном падеже (О направлении, Об организации). Если вы пишете адресату впервые, можно указать название компании. Например, ООО quot;Готикаquot;. О возможности получения кредитной линии. В случае продолжения переписки с респондентом не забывайте менять тему на актуальную. Крайне нежелательно отправлять письмо без какой-либо темы, это считается дурным тоном.

Обращение и приветствие. Универсальная форма обращения, а в случае с государственными органами единственно допустимая, Уважаемый с указанием имени, отчества адресата и восклицательным знаком в конце. Если география вашей переписки ограничивается территорией России и в ней не участвуют иностранцы, лучше не пользоваться обращениями, заимствованными из западного делового этикета. Такими, как, например, Дорогой. , Господин?.

Текст письма. Уважайте время своего респондента и не заставляйте разбирать витиеватые обороты. Помните, что смысловой акцент всегда приходится на конец фразы. Например, фраза московская дирекция выполнила план в марте говорит о том, что план был выполнен в марте, а в марте выполнила план московская дирекция здесь акцент на то, что это заслуга именно московской дирекции.

Избегайте сложных предложений. Краткость лучший способ донести смысл. Например, фразу Просим убедиться в том, что пломбы целые лучше заменить на более простое выражение: Просим убедиться в целостности пломб.

В деловом письме не стоит употреблять экспрессивные фразы и эмоционально-окрашенные выражения. Недопустимы обороты типа проект исключительной важности или компания находится в катастрофическом положении. Лучше свести все к нейтральной фразе компания находится в тяжелом положении, а принятие решения о степени тяжести ситуации личное дело получателя письма.

Далее, постарайтесь изложить суть в обезличенной форме. Стоит избегать каких-либо предположений о личных качествах получателя либо о его отношении к составителю документа. Неприемлемы обороты типа: Просим Вас внимательно отнестись к нашему предложению?. Такая конструкция означает оскорбительное предположение, что не все обращения будут рассмотрены получателем одинаково тщательно. Некорректны также любые просьбы о преимущественном внимании, как, например, просим рассмотреть в первоочередном порядке?. Позвольте своему адресату самостоятельно расставить приоритеты, не принимайте за него решение. Кроме того, помните, что попытка манипулировать или оказывать давление в переписке (просим положительно решить вопрос?) воспринимается негативно. Впрочем, чрезвычайная вежливость тоже может придать письму негативную окраску, поскольку часто трактуется как скрытая ирония.

Если вы по ошибке отправили письмо, можно попытаться его отозвать. Хотя результат не гарантирован.

В Outlook 2007 перейти в папку Отправленные, открыть письмо, которое хотите вернуть. Далее кликнуть иконку в панели управления Другие действия и выбрать опцию Отозвать сообщение.

Перед отправкой обязательно прочитайте письмо и постарайтесь свести к минимуму количество повторов. Если в каждом предложении встречаются фразы упаковка осуществляется, доставка осуществляется, оплата осуществляется, это говорит о бедном лексиконе автора. Употребление иностранных слов не оправданно, если можно подобрать русский синоним. Конечно же, бывают ситуации, когда без иностранных терминов не обойтись. Но, прежде чем их вставлять в текст, подумайте, правильно ли их поймет ваш адресат.

Подпись. Всегда используйте подпись. В ней должны быть указаны, как минимум: финальная фраза (например, С уважением), имя, фамилия, должность, название компании и несколько способов связи с вами. При длительной переписке по одной теме с одними и теми же респондентами допустимо использовать сокращенный вариант подписи: финальная фраза, имя и фамилия.

Не торопитесь отправлять письмо. Перед тем как нажать кнопку Отправить, обязательно прочитайте его. А лучше поставьте на отправку писем паузу в три-пять минут (в Outlook 2007 меню Сервис Правила и оповещения Новое правило Проверка сообщений после отправки Далее Задержать отправку на число минут Готово).

В заключение пара рекомендаций по входящим письмам. Во-первых, не откладывайте надолго ответ. Если у вас нет возможности отреагировать сразу, потвердите получение письма и сообщите, что постараетесь ответить на него в ближайшее время. Во-вторых, если отправитель прислал запрос на отзыв своего письма, подтвердите его, предоставьте ему возможность исправить свою ошибку. В следующий раз, возможно, отзывать письмо будете уже вы.

Подготовлено по материалам журнала Финансовый директор.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

О admin

x

Check Also

Как обезопасить компанию от обвинений в работе с однодневками

Как обезопасить компанию от обвинений в работе с однодневками Налоговики часто подозревают компании, работающие с большим количеством контрагентов, в получении необоснованной выгоды за счет использования ...

Форма РСВ-1 с 2016 года

Форма РСВ-1 с 2016 года В 2016 году компаниям предстоит сдавать новую форму РСВ-1 ПФР. Фонд неоднократно менял правила проверки отчетности, поэтому возможны новые ошибки. ...

Единый социальный страховой сбор (ЕССС) в 2018 году

Единый социальный страховой сбор (ЕССС) в 2018 году С 1 января 2018 года вместо страховых взносов в фонды компании будут платить новый единый социальный страховой ...

Как заполнить строку 120 РСВ 1

Как заполнить строку 120 РСВ 1 В строке 120 РСВ 1 раздела 1 отражают сведения о доначисленных страховых взносах с начала расчетного периода, а расшифровывают ...

Фонд уточнил, кому сдавать СЗВ-М

Фонд уточнил, кому сдавать СЗВ-М Компании, которые сдают нулевые РСВ-1, обязаны подать и ежемесячную отчетность СЗВ-М. Это касается и организаций, где трудится только директор-учредитель. Такой ...

Как заполнить отчет о финансовых результатах за 2014 год

Как заполнить отчет о финансовых результатах за 2014 год Отчет о финансовых результатах включает показатели выручка, себестоимость продаж, валовая прибыль (убыток), коммерческие и управленческие расходы ...

Сроки сдачи отчетности в 2015 году

Сроки сдачи отчетности в 2015 году Мы составили таблицу по самым важным срокам сдачи отчетности в 2015 году. В ней подробно расписали правила предоставления расчетов ...

Изменения УСН в 2015 году

Изменения УСН в 2015 году Итак, рассмотрим основные изменения УСН в 2015 году. Увеличены лимиты доходов для перехода и применения УСН В 2015 году лимит ...

Бухгалтерская отчетность в 2015 году

Бухгалтерская отчетность в 2015 году Бухгалтерская отчетность организации в 2015 году Бухучет ведут все компании. В том числе на упрощенке и вмененке. А значит, отчитываться ...

Заявление о зачете сумм излишне уплаченных страховых взносов ФСС

Заявление о зачете излишне уплаченных страховых взносов ФСС Новый порядок сильно упростил работу бухгалтеров и дал возможность проводить зачет взносов по разным видам страхования, но ...

Инспекторам запретили блокировку счета за несдачу декларации

Инспекторам запретили блокировку счета за несдачу декларации ФНС запретила проводить блокировку счета налоговой, если компания не сдаст вовремя квартальную декларацию по налогу на прибыль. Такой ...

Календарь бухгалтера на июль 2016

Календарь бухгалтера на июль 2016 Статистическая отчетность по форме № П-1 Организации с численностью более 15 человек (кроме малых и микропредприятий, бюджетных организаций, банков, страховых ...

С 2016 года изменится порядок заполнения платежек по налогам и взносам

С 2016 года изменится порядок заполнения платежек по налогам и взносам В приказе уточняется, что в платежках компании ИНН не может превышать 10 знаков, а ...

Лимит по взносам в фонды в 2018 году

Лимит по взносам в фонды в 2018 году Важное в статье: Лимиты страховых взносов на 2016 год изменения Лимиты страховых взносов на 2016 год в ...

Налоговики обновили критерии для выездных проверок

Налоговики обновили критерии для выездных проверок В целом налоговая нагрузка компаний за год немного увеличилась, с 9,8 до 9,9 процента. Наибольший рост произошел у производителей ...

Календарь выходных и праздничных дней в России в 2018 году

Календарь выходных и праздничных дней в России в 2018 году Перенос выдохных дней в 2018 году утвержден постановлением Правительства РФ от от 04.08.2016 № 756. ...