Не пропусти
Главная 20 Налоги и выплаты 20 Что нужно знать главбуху о деловом электронном письме, Статьи, Учет

Что нужно знать главбуху о деловом электронном письме, Статьи, Учет

Что нужно знать главбуху о деловом электронном письме

Итак, на какие реквизиты письма стоит обратить особое внимание:

Адресат. Нормы делового этикета требуют указывать в копии письма человека, которого вы упоминаете или на которого ссылаетесь. Если в переписке участвуют несколько лиц, пользуйтесь кнопкой Ответить всем.

Тема. В теме письма следует кратко раскрыть суть обращения, используя отглагольное существительное в предложном падеже (О направлении, Об организации). Если вы пишете адресату впервые, можно указать название компании. Например, ООО quot;Готикаquot;. О возможности получения кредитной линии. В случае продолжения переписки с респондентом не забывайте менять тему на актуальную. Крайне нежелательно отправлять письмо без какой-либо темы, это считается дурным тоном.

Обращение и приветствие. Универсальная форма обращения, а в случае с государственными органами единственно допустимая, Уважаемый с указанием имени, отчества адресата и восклицательным знаком в конце. Если география вашей переписки ограничивается территорией России и в ней не участвуют иностранцы, лучше не пользоваться обращениями, заимствованными из западного делового этикета. Такими, как, например, Дорогой. , Господин?.

Текст письма. Уважайте время своего респондента и не заставляйте разбирать витиеватые обороты. Помните, что смысловой акцент всегда приходится на конец фразы. Например, фраза московская дирекция выполнила план в марте говорит о том, что план был выполнен в марте, а в марте выполнила план московская дирекция здесь акцент на то, что это заслуга именно московской дирекции.

Избегайте сложных предложений. Краткость лучший способ донести смысл. Например, фразу Просим убедиться в том, что пломбы целые лучше заменить на более простое выражение: Просим убедиться в целостности пломб.

В деловом письме не стоит употреблять экспрессивные фразы и эмоционально-окрашенные выражения. Недопустимы обороты типа проект исключительной важности или компания находится в катастрофическом положении. Лучше свести все к нейтральной фразе компания находится в тяжелом положении, а принятие решения о степени тяжести ситуации личное дело получателя письма.

Далее, постарайтесь изложить суть в обезличенной форме. Стоит избегать каких-либо предположений о личных качествах получателя либо о его отношении к составителю документа. Неприемлемы обороты типа: Просим Вас внимательно отнестись к нашему предложению?. Такая конструкция означает оскорбительное предположение, что не все обращения будут рассмотрены получателем одинаково тщательно. Некорректны также любые просьбы о преимущественном внимании, как, например, просим рассмотреть в первоочередном порядке?. Позвольте своему адресату самостоятельно расставить приоритеты, не принимайте за него решение. Кроме того, помните, что попытка манипулировать или оказывать давление в переписке (просим положительно решить вопрос?) воспринимается негативно. Впрочем, чрезвычайная вежливость тоже может придать письму негативную окраску, поскольку часто трактуется как скрытая ирония.

Если вы по ошибке отправили письмо, можно попытаться его отозвать. Хотя результат не гарантирован.

В Outlook 2007 перейти в папку Отправленные, открыть письмо, которое хотите вернуть. Далее кликнуть иконку в панели управления Другие действия и выбрать опцию Отозвать сообщение.

Перед отправкой обязательно прочитайте письмо и постарайтесь свести к минимуму количество повторов. Если в каждом предложении встречаются фразы упаковка осуществляется, доставка осуществляется, оплата осуществляется, это говорит о бедном лексиконе автора. Употребление иностранных слов не оправданно, если можно подобрать русский синоним. Конечно же, бывают ситуации, когда без иностранных терминов не обойтись. Но, прежде чем их вставлять в текст, подумайте, правильно ли их поймет ваш адресат.

Подпись. Всегда используйте подпись. В ней должны быть указаны, как минимум: финальная фраза (например, С уважением), имя, фамилия, должность, название компании и несколько способов связи с вами. При длительной переписке по одной теме с одними и теми же респондентами допустимо использовать сокращенный вариант подписи: финальная фраза, имя и фамилия.

Не торопитесь отправлять письмо. Перед тем как нажать кнопку Отправить, обязательно прочитайте его. А лучше поставьте на отправку писем паузу в три-пять минут (в Outlook 2007 меню Сервис Правила и оповещения Новое правило Проверка сообщений после отправки Далее Задержать отправку на число минут Готово).

В заключение пара рекомендаций по входящим письмам. Во-первых, не откладывайте надолго ответ. Если у вас нет возможности отреагировать сразу, потвердите получение письма и сообщите, что постараетесь ответить на него в ближайшее время. Во-вторых, если отправитель прислал запрос на отзыв своего письма, подтвердите его, предоставьте ему возможность исправить свою ошибку. В следующий раз, возможно, отзывать письмо будете уже вы.

Подготовлено по материалам журнала Финансовый директор.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

О admin

x

Check Also

Расчет зарплаты и среднего заработка с 1 июля 2018 года: изменения, примеры

Расчет зарплаты и среднего заработка с 1 июля 2018 года: изменения, примеры С 1 июля 2018 года МРОТ в России — 7800 рублей (Федеральный закон от 19.12.2016 № 460-ФЗ). Минимальный размер оплаты труда вырос на ...

Статья о том, как изменились ЕНВД, патент и упрощенка в 2018 году

Изменения по упрощенке, ЕНВД и патенту в 2018 году Для компаний на упрощенке в 2018 году действуют более выгодные условия. Это же касается и компаний, который применяют ЕНВД в 2018 году. Или же планируют использовать ...

Статья о том, как изменились ЕНВД, патент и упрощенка в 2018 году

Изменения по упрощенке, ЕНВД и патенту в 2018 году Для компаний на упрощенке в 2018 году действуют более выгодные условия. Это же касается и компаний, который применяют ЕНВД в 2018 году. Или же планируют использовать ...

Минфин уточнил, как учесть на УСН дорожный сбор

Минфин уточнил, как учесть на УСН дорожный сбор В первом полугодии 2016 года компании на УСН не учитывали в расходах плату за вред дорогам. Ведь список расходов закрытый и дорожного сбора в нем не было ...

МРОТ 2017

МРОТ 2017 МРОТ влияет на зарплату, больничные и декретные. Расскажем, как изменился размер МРОТ 2017, какую минималку теперь надо применять в расчетах и какие еще изменения в минимальной оплате ожидаются. МРОТ (минимальный размер оплаты труда)2018 ...

Путевой лист: бланк, образец заполнения

Путевой лист: бланк, образец заполнения Путевой лист — документ, необходимый для подтверждения расходов на ГСМ. Без путевого листа затраты на бензин для уменьшения налогооблагаемого дохода списать нельзя. Путевой лист Бланк Путевой лист Образец заполнения Кодекс ...

Четыре частые ошибки в декларации по налогу на прибыль

Четыре частые ошибки в декларации по налогу на прибыль Есть мнение среди главбухов, что ошибки в квартальных отчетах не страшны. Ведь их можно исправить без штрафов в декларации за год. Но на практике ошибки кочуют ...

Истекает срок отчетности и уплаты по налогу на прибыль

Истекает срок отчетности и уплаты по налогу на прибыль Налогоплательщики, которые рассчитывают ежемесячные авансовые платежи исходя из фактической прибыли, с отчетным периодом — месяц, должны представить декларацию по налогу на прибыльза январь-октябрь 2015 года. Форма ...

Нулевая СЗВ-М

Нулевая СЗВ-М У бухгалтеров по-прежнему возникает вопрос, нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М в фонд, если работников нет, зарплата не выплачивается и в других случаях. Ответы на вопросы — в этой статье. Сведения по форме СЗВ-М ...

Лимит доходов по УСН могут повысить до 120 млн рублей

Лимит доходов по УСН могут повысить до 120 млн рублей Президент Владимир Путин поручил правительству рассмотреть вопрос о повышении лимита доходов по УСН в два раза — с 60 до 120 млн рублей. Закон будет ...

Корректирующая 2-НДФЛ

Корректирующая 2-НДФЛ Сразу уточним, что корректирующую справку 2-НДФЛ подают, чтобы исправить ошибки в первичной справке. Аннулирующую справку 2-НДФЛ — чтобы отменить справку, которую не нужно было сдавать. Смотрите ниже образец корректирующей справки 2-НДФЛ. Корректировка 2-НДФЛ ...

Зарплата за декабрь 2016 в 6-НДФЛ

Зарплата за декабрь 2016 в 6-НДФЛ Выдать зарплату работникам надо до новогодних каникул, если дата выплаты по коллективному договору попадает на новогодние праздники в 2018 году — с 1 по 8 января. Крайний срок выплаты ...

Справку 2-НДФЛ можно получить онлайн

Справку 2-НДФЛ можно получить онлайн «Физики» могут получить сведения о суммах своего дохода и размере перечисленного в бюджет налога по форме 2-НДФЛ по интернету. Справку 2-НДФЛ можно получить через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. ...

Путевой лист легкового автомобиля: бланк2018 скачать бесплатно

Путевой лист легкового автомобиля: бланк2018 скачать бесплатно Организация вправе разработать и утвердить в учетной политике свой бланк путевого листа легкового автомобиля или применять типовую форму 3. Скачать бесплатно бланк путевого листа легкового автомобиля2018 (word и ...

ФНС уточнила порядок уплаты НДФЛ, если агент не удержал налог

ФНС уточнила порядок уплаты НДФЛ, если агент не удержал налог Физлица не обязаны сдавать декларацию по доходам, сведения о которых налоговый агент подал в инспекцию, но НДФЛ с них не удержал. Об этом ФНС сообщила ...

Как вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ

Как вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ Порядок возврата НДФЛ, излишне удержанного у сотрудника, может различаться в зависимости от того, как компания будет возвращать деньги — сама или через инспекцию. Алгоритм действий и образцы заявлений — ...

Рейтинг@Mail.ru